Il giorno in cui : ho partecipato ad un Go Live in Giappone grazie ad Adone !

Vi presentiamo Mirco Losi, Manager in Adone Italia da 4 anni. Ha partecipato all’l’implementazione di un sistema OMS in Giappone per un’importante maison di lusso italiana.

INTRODUZIONE 

All’inizio del 2022, nel mio secondo anno in Adone Conseil, sono stato coinvolto in una missione con il ruolo di PMO per l’implementazione di un sistema OMS in Giappone per un’importante maison di lusso italiana.

L’esigenza era quella di disporre di un nuovo software capace di monitorare tutti i dati ed i processi relativi agli ordini dei clienti effettuati sia online che nei negozi, inclusa la gestione dell’inventario, l’inserimento e l’evasione degli ordini, i servizi omnicanale, i processi di reso degli ordini.

È stata sicuramente una delle missioni più gratificanti dal punto di vista professionale poiché ho avuto la responsabilità di coordinare il progetto in tutte le sue fasi e di monitorare i team coinvolti, gestire le priorità ed ottimizzare la pianificazione quotidianamente per poter rispettare la sfidante scadenza del Go Live nel mese di ottobre.

Adone mi ha supportato nell’organizzarmi al meglio durante questa esperienza, facilitando la preparazione del lungo viaggio compatibilmente con i miei impegni e rimanendo a disposizione nel caso fosse necessario chiedere supporto ai colleghi durante i giorni del GoLive.

LA FASE INIZIALE DI PIANIFICAZIONE E ORGANIZZAZIONE DEI TEAM

Validare un piano di progetto e porre una buona base nel rapporto con ogni stakeholder, inclusi i team tecnici ed aziendali, sono tra le difficoltà iniziali di un PMO.

In questa fase, che è durata i primi due mesi del 2022, è stato sfidante comprendere le esigenze e i vincoli di tutti i team, cercando di arbitrare le decisioni e facilitare la comunicazione, nonché la condivisione delle informazioni chiave (a titolo esemplificativo tra le tappe fondamentali del progetto: progettazione, sviluppo, test, deployment ).

IL MONITORAGGIO COSTANTE DELLE FASI DI SVILUPPO E TEST

In questa fase, durata i successivi quattro mesi, è stato importante mantenere l’efficienza ed essere tempestivi nel risolvere le difficoltà che avrebbero potuto portare a ritardi nel piano di progetto, mettendo a rischio l’obiettivo finale.

Ho dovuto prestare molta attenzione a qualsiasi segnale di possibili inefficienze che potessero emergere dal lavoro coordinato dei team, attivando prontamente una task force quando necessario per concordare un piano d’azione per recuperare il tempo perso, o discutere i rischi del progetto e le attività di prevenzione o mitigazione.

LA DECISIONE GO/NO GO

Le settimane estive sono state le più impegnative poiché le vacanze hanno impattato la coordinazione dei team ed è stato molto difficile raggiungere la validazione del nuovo software coinvolgendo i team giapponesi nei test dettagliati di tutti i processi e le funzionalità.

Questa è stata la parte più difficile, poiché dovevamo garantire l’accettazione degli utenti finali misurandoci con le loro difficoltà operative nell’uso del nuovo software, per garantire la conformità alle loro reali esigenze.

In particolare, il giorno dedicato alla decisione Go/No Go è stato stimolante e cruciale. Prima di tutto, è stato fatto un riepilogo dello stato delle funzionalità implementate e dell’avanzamento dei test UAT.

Successivamente, sono stati presi in considerazione i difetti pending (bloccanti e critici). I primi erano fortunatamente assenti, i secondi, a seguito di un’attenta valutazione, sono stati corretti tramite una soluzione temporanea nonché, in seguito risolti definitivamente dopo il Go Live.

Considerando i risultati dei test accettabili e l’assenza di difetti bloccanti, è stato deciso di procedere con il Go Live. La decisione finale è stata presa dai principali sponsor del progetto, inclusi i principali rappresentanti del management aziendale.

Il risultato ottenuto è stato entusiasmante, grazie alla forte collaborazione con i colleghi ci siamo impegnati in un ulteriore sforzo comune per fare un buon lavoro.

Talvolta ho dovuto avere un approccio paziente e diplomatico per facilitare gli accordi. Si è trattato di discussioni costruttive su temi critici, che hanno incoraggiato tutte le parti a dare il meglio di sé. Questo impegno ha portato al successo del progetto, culminando nella decisione di procedere con il Go!

L’HYPERCARE IN LOCO

Finalmente é arrivato il momento di vedere il progetto a cui ho dedicato tanta energia giungere a compimento!

Ho lasciato l’Italia e sono arrivato a Tokyo durante i primi giorni di utilizzo del nuovo software sia da parte del dipartimento di customer service che degli operatori del magazzino di Narita.

Ho supportato una fase di Hypercare, dopo un arresto controllato del vecchio software, la migrazione dei dati e l’inserimento di nuovi ordini nel nuovo software. Alcuni errori e casi urgenti hanno richiesto di essere indirizzati tramite meeting ad hoc e il coordinamento di supporto e formazione aggiuntiva, al fine di garantire che, anche le eccezioni, fossero gestite come previsto.

Alla fine di ogni giornata ero molto soddisfatto, perché gli utenti finali erano appagati dai miglioramenti apportati dal nuovo software e consapevoli del grande lavoro svolto da tutti entro i tempi previsti.

CONCLUSIONE

Il GoLive è la fine di una lunga esperienza lavorativa, durata molti mesi in cui è necessaria una preparazione e concentrazione estrema per raggiungere un grande successo che sia inoltre riconosciuto da tutti i soggetti interessati alla missione.

Ogni sera ho avuto l’opportunità di festeggiare visitando Tokyo!

In conclusione, la più grande soddisfazione è stata vedere gli sforzi pagati dalla collaborazione con diverse culture!

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