Gestione dei diritti degli asset: le migliori pratiche di Adone

DIn questo articolo vi proponiamo di scoprire gli elementi chiave per guidare un’analisi efficace se si desidera implementare una soluzione di monitoraggio dei contenuti DAM (Digital Asset Management).
In particolare, di seguito i nostri 7 consigli di governance e la nostra checklist per aiutarvi a garantire la conformità tra l’utilizzo e i diritti dei vostri asset.

7 CONSIGLI DEI NOSTRI ESPERTI PER LA GOVERNANCE DEI VOSTRI ASSET

• Consiglio 1: nominare una persona di riferimento per l’utilizzo dei diritti patrimoniali, garantendo il collegamento tra le informazioni visive e quelle legali.
• Consiglio 2: automatizzare la comunicazione degli elementi legali per i responsabili e per i sistemi di terze parti.
• Consiglio 3: centralizzare le informazioni sui diritti degli asset nel DAM definendole come metadati obbligatori per garantire che siano compilate in un formato standardizzato.
• Consiglio 4: limitare la fornitura di asset se gli elementi sono incompleti.
• Consiglio 5: stabilire contratti che consentano una validità semplice dell’asset per ridurre il rischio di confusione e cattiva gestione.
• Consiglio 6: stabilire un periodo di “run off”, ovvero un periodo di tolleranza concordato al momento del contratto per ritirare l’asset dai propri canali di distribuzione (generalmente da uno a tre mesi dopo la data di scadenza dell’asset).
• Consiglio 7: definire un processo per la rimozione delle immagini dai vari canali dopo la scadenza

LA CHECK-LIST

A seconda del grado di sensibilità, dei rischi, delle dimensioni dell’azienda e della molteplicità dei canali di distribuzione, è importante mettere in atto una soluzione di monitoraggio dell’uso delle immagini e di controllo della loro destinazione. In questo caso, è importante porsi le domande giuste per scegliere la soluzione ideale per i propri casi d’uso.

Definire il momento della ricerca/analisi :

• Prima della data di scadenza, per garantire che vengano utilizzati correttamente
• Il giorno della scadenza
• I giorni successivi alla scadenza o durante il periodo di run off

Definire un insieme rappresentativo di immagini da seguire:

• Desiderate tracciare tutte le immagini prodotte in una campagna?
• In caso contrario, come definirete il campione di immagini da monitorare? 
• In base a quali criteri escluderete le immagini?

Elencare i siti da monitorare :

• Siti web di proprietà della vostra azienda
• Gli e-retailer
• Social network
• ecc.

Definire la frequenza di monitoraggio :

• Opterete per periodi unici (come la fine della campagna)?
• Farà parte dei vostri processi ricorrenti?

CONCLUSIONE

La gestione dei diritti dei contenuti è importante perché legata ad essa esistono evidenti ed elevati rischi finanziari e del marchio. Per evitare questi rischi, esistono strumenti e strategie per garantire la tracciabilità degli asset durante tutto il loro ciclo di vita, all’interno e all’esterno di una soluzione DAM.

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