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Rapid Recovery Care è un approccio pensato per rimettere rapidamente in carreggiata un progetto in difficoltà, identificandone i colli di bottiglia e implementando un’efficace azione correttiva. 

Direttore di Adone Conseil da 15 anni, Mathieu Tourres è responsabile della gestione operativa dei team, dell’impegno e dello sviluppo commerciale presso uno dei nostri principali clienti. In questo articolo, ripercorre un incarico chiave in cui ha implementato il nostro approccio Rapid Recovery Care. 

“Il nostro intervento è stato ben accolto dai vari interlocutori, in particolare dagli attori aziendali coinvolti nel progetto. Sebbene avessimo percepito una certa diffidenza tra i team IT, questa si è dissipata da sola quando hanno capito che le nostre raccomandazioni miravano principalmente a risolvere i loro punti dolenti.”

Può descrivere il contesto del progetto a cui ha lavorato? 

Il nostro cliente ci ha chiesto di lavorare su un progetto che si era interrotto. Avviato quasi un anno fa, il progetto aveva subito diversi cambi di pilota e un’organizzazione aziendale in evoluzione. Poiché il livello di avanzamento era totalmente sfasato rispetto al programma iniziale, si è deciso di ricorrere a un consulente esterno per far uscire il progetto dall’impasse.

Quale approccio vi ha permesso di mettere in atto il Rapid Recovery Care di Adone?

Abbiamo iniziato con una diagnosi del progetto a 360° per evidenziare le ragioni delle difficoltà incontrate: organizzazione, governance, metodologia, distribuzione dei ruoli e delle responsabilità tra i team aziendali, l’owner del progetto... I molteplici aspetti sono stati esaminati per stilare un inventario il più completo possibile. Abbiamo anche incontrato le varie persone coinvolte nel progetto, in particolare i principali clienti e i business sponsor. Al termine di questa fase di studio, abbiamo elaborato il nostro piano di consigli, assicurandoci che fossero pragmatiche e rapidamente attuabili. A seguito di questo studio, il cliente ci ha chiesto di realizzare direttamente il piano d’azione.

Il vostro Rapid Recovery Care è stato ben accolto dai team e dal cliente?

Il nostro intervento è stato ben accolto dalle varie persone con cui abbiamo parlato, in particolare dagli stakeholder aziendali del progetto. Anche se abbiamo percepito una certa diffidenza da parte dei team IT, questa si è dissipata da sola quando hanno capito che le nostre raccomandazioni miravano principalmente a risolvere i loro problemi. 

Può spiegare il piano d’azione che avete messo in atto?

Il piano d’azione è stato suddiviso in 3 aree principali: 

• Riequilibrare le tipologie di profili all’interno del team IT: Abbiamo subito notato che c’era uno squilibrio tra un numero troppo basso di risorse funzionali e tecniche e che la gestione del progetto era molto, se non eccessivamente, presente. L’organizzazione del progetto non si era evoluta tra la fase di scoping, che richiede effettivamente un notevole sforzo organizzativo iniziale, e la fase di costruzione della soluzione, in cui la priorità è la consegna. L’equilibrio è stato riequilibrato ed è stata creata una nuova organizzazione, con la propria governance, i propri ruoli e responsabilità e la portata del coinvolgimento di ciascuno.
• Consolidare o addirittura ricreare i legami con le aziende: I referenti aziendali del progetto avevano gradualmente abbandonato gli atelier di progettazione, considerati inefficaci. Inoltre, all’interno dei team aziendali si erano verificati cambiamenti organizzativi che avevano portato a malintesi sui rispettivi ruoli e responsabilità, con conseguente incertezza sul processo decisionale e sulla convalida delle regole aziendali. Il nostro lavoro è consistito nel ricordare a tutti la metodologia del progetto e i ruoli e le responsabilità di ciascuno, in particolare il rigore e l’importanza dei fondamenti nello svolgimento dei workshop (preparazione, facilitazione e tracciabilità delle decisioni). Anche gli eventi sociali hanno contribuito a rafforzare i legami all’interno del team.
• Migliorare la comunicazione del progetto: Dopo un periodo troppo lungo di inattività, qualsiasi progetto soffre di un deficit di immagine pregiudizievole, in particolare nei confronti di coloro che sono coinvolti nel secondo cerchio: sistemi correlati, integrazione o altre professioni meno direttamente interessate rispetto agli utenti chiave. Per rimettere in moto il progetto, abbiamo dovuto comunicare questi cambiamenti e migliorare la comunicazione del progetto attraverso mailing, newsletter e partecipazione attiva agli organismi interprogettuali.

Quali difficoltà avete incontrato?

Il tempo! Quando si arriva su un progetto in difficoltà, la pressione è già alta, anche solo dal punto di vista della pianificazione e del budget. In questo contesto di tensione, non è sempre facile avere abbastanza tempo per osservare la situazione del cliente prima di formulare raccomandazioni pertinenti. 

Ha qualche best practice da condividere quando si tratta di rilanciare un progetto?

Direi che bisogna rinnovare le proprie pratiche adattandosi al progetto ed evitando risposte preformattate. Ogni situazione è diversa e bisogna essere umili quando si inizia un progetto. Bisogna mettere da parte i preconcetti ed evitare atteggiamenti che possano sembrare accondiscendenti.

Come sta andando il progetto oggi?

Il progetto è terminato, è stato portato a termine secondo il programma rivisto e spero che tutti i partecipanti si siano divertiti.

Volete integrare Rapid Recovery Care nel vostro progetto? Parliamone!