Gestion des droits sur les assets : les bonnes pratiques d’Adone

Dans notre précédente publication, nos experts vous ont présenté les risques associés à une mauvaise utilisation des assets en dehors de leur cadre de droits ainsi que les technologies existantes pour pallier ces risques.

À travers cet article et pour conclure notre série sur la gestion des droits dans le DAM, nous vous proposons de découvrir deux éléments-clés pour réussi votre cadrage si vous souhaitez mettre en place une solution de suivi.

Voici donc nos 7 conseils de gouvernance ainsi que notre checklist de questions, pour vous aider à assurer la conformité entre l’utilisation et les droits de vos assets.

Les 7 conseils de nos experts pour la gouvernance de vos assets

• Conseil n°1 : Nommer une personne référente sur l’utilisation des droits des assets, garante du lien entre les visuels et les informations de droit.

• Conseil n°2 : Automatiser la communication des éléments de droit auprès des personnes en charge et des systèmes tiers.

• Conseil n°3  : Centraliser les informations de droits dans le DAM en les définissant comme des métadonnées obligatoires afin de garantir leur complétion dans un format standardisé.

• Conseil n°4 : Restreindre la mise à disposition des assets si les éléments sont incomplets.

• Conseil n°5 : Etablir des contrats qui permettent une validité simple de l’asset pour réduire les risques de confusion et de mauvaise gestion.

• Conseil n°6 : Mettre en place une période de « run off », c’est-à-dire une période de tolérance négociée lors du contrat pour retirer l’asset de ses canaux de diffusion (en général un à trois mois après la date d’expiration de l’asset).

• Conseil n°7 : Définir un processus de retrait des visuels sur les différents canaux après expiration.

La check-list de cadrage

En fonction du degré de sensibilité, des risques encourus, de la taille de l’entreprise et au vu de la multiplicité des canaux de diffusion, il est important de mettre en place une solution de suivi pour l’utilisation des images et maitriser ce qu’il en advient. Dans ce cas, il est important de se poser les bonnes questions afin d’opter pour la solution idéale en adéquation avec vos cas d’usage.

Commencez par définir le moment de la recherche :

• Avant la date d’expiration pour s’assurer qu’ils soient utilisés au bon endroit
• Le jour de l’expiration
• Les jours suivant l’expiration ou durant la période de run off

Définissez un ensemble représentatif des visuels à suivre :

• Suivrez-vous toutes les images produites dans le cadre d’une campagne ?
• Sinon, comment définirez-vous l’échantillon des visuels à suivre ?
• Sur quels critères exclurez-vous des visuels ?

Listez les sites sur lesquels réaliser le suivi :

• Les sites Internet appartenant à votre entreprise
• Les e-retailers
• Les réseaux sociaux
• etc.

Définissez la fréquence du suivi :

• Opterez-vous pour des périodes ponctuelles (telles que les fins de campagne) ?
• Cela entrera-t-il dans vos processus récurrents ?

Conclusion

Vous l’aurez compris, la gestion des droits et des contenus est importante tant les risques financiers et sur l’image de marque sont élevés. Pour les éviter, il existe des outils et des stratégies afin de suivre les assets tout au long de leur cycle de vie, dans et en dehors du DAM.

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